קודם כל – לעבוד מסודר ונכון
תרבות ניהול העסקים בישראל אמנם משתפרת בהדרגה, אך לא פעם עדיין מאופיינת בהזנחה של חלק מהתחומים, כולל במישור הכלכלי. הבעיה היא, שאם עד כה בעל עסק יכול היה להרשות לעצמו להתנהל 'פחות יותר' מבחינת הכרת ההוצאות, מצב התזרים, ההכנסות ורמת הרווחיות המדויקת, מצב ההלוואות וכן הלאה, הרי שכיום אין עוד מרווחי רווחיות שאפשר לסמוך עליהם שיצילו את המצב ויאזנו את התמונה. מה שחייבים לעשות כצעד ראשון, הוא סדר ברור.
באשר להוצאות, יש לעשות בדיקה מדוקדקת ולהבין בדיוק כמה ועל מה אתם מוציאים. שימו לב שעקב האינפלציה הגבוהה חייבים לבצע את הבדיקה באופן תדיר ועדכני, ולא להסתמך על נתונים מלפני מספר חודשים. הכוונה היא להוצאות הייצור והתפעול על כלל מרכיביהן: חומרי גלם, פס הייצור, ייבוא, משכורות, שכירות, חשמל, ציוד משרדי וכן הלאה. בנוסף, אסור לשכוח החזרי הלוואות והתחייבויות נוספות, שאינם מופיעים בדוחות של רואה החשבון, ושגם הם התייקרו בתקופה האחרונה עקב עליית הריבית.
הבעיה היא, שמי שנוטה לסמוך את ידיו על דוח רווח והפסד של רואה החשבון, עלול לבצע שגיאות גדולות בהערכת ההוצאות והרווחיות בכלל. כדאי לפנות ליועץ עסקי מיומן שיבצע סקירה מעמיקה של ההוצאות (וכן של ההכנסות והרווחיות), על מנת שיוציא תחת ידיו מספרים מדויקים, ואף דוחות פרטניים עבורכם שיוסברו בגובה העיניים וילוו בהמלצות להתייעלות.
כמובן, יש להקפיד על בנייה וניהול של דוח תזרים מזומנים ל- 3 עד 6 החודשים הקרובים, אותו אתם מעדכנים באופן תדיר. ככלל, דוח התזרים מתייחס אל הכנסות והוצאות וודאיות בעסק, הכנסות והוצאות משוערות, ואל השורה התחתונה. אם אינכם יודעים כיצד לבנות ולנהל את הדוח, פנו ליועץ עסקי שידריך אתכם.
דוח התזרים נותן לכם את מצב חשבון הבנק כמה חודשים קדימה, וממנו אפשר לגזור כמה מסקנות חיוניות ליציבות הכלכלית של העסק. לדוגמה, תוכלו לצפות חריגות ולהיערך אליהן בהתאם (או לנצל עודפים להשקעות ומשיכות הון), תוכלו לחזות מראש בעיות כלכליות ולפעול למניעת תזרים שלילי או חלש דרך התייעלות בהוצאות, הגברת מוטיבציה לחיזוק מכירות, עדכון הבנק אודות חריגות חזויות, וכדומה. עם דוח התזרים גם תוכלו להימנע מהערכת יתר בהכנסות מול הערכת חסר בהוצאות, שגיאה נפוצה שתוצאותיה קשות.
ושוב, יודגש כי ההסתמכות על דוח רווח והפסד של רואה החשבון בלבד, עלולה להיות מטעה מאוד. לדוגמה, מאשר שבדוח הזה רוב הכספים אינם נזילים (מיועדים לכיסוי הלוואות, התנהלות שוטפת ואשראי ללקוחות), הרי שהסתכמות עליו עלולה בהחלט להוביל לחריגות מהמסגרת, על כל המשתמע מכך. מלבד זאת, כדאי להסתייע ביועץ עסקי שבמידת הצורך יבנה עבורכם דוח רווח והפסד עדכני ורלוונטי בהרבה לניהול השוטף ולהבנת המצב הכלכלי, ולעיתים אף דוחות מדויקים פר מוצר ופרויקט.
לעבוד עם תוכנית עסקית מסודרת
תוכנית עסקית הינה חיונית לכל עסק ובכל שלב של חייו, ועל אחת כמה וכמה כאשר המשק מצוי בתקופה של אי וודאות ושינויים גדולים. התוכנית העסקית מעניקה תחזית מפורטת של ההוצאות וההכנסות ברמה החודשית לשנה או השנתיים הקרובות, כאשר בתקופה של אי וודאות חובה לערוך אותה בזהירות רבה, בראיה ריאלית ולעיתים אף פסימית. כלומר, עדיף לטעות כלפי מעלה מאשר לטעות כלפי מטה.
עם זאת, התוכנית העסקית היא הרבה יותר מאשר תחזית של ההוצאות וההכנסות. לצערנו, חלק גדול מהעסקים בישראל עדיין עובדים ללא תוכנית עסקית מסודרת, מה שמתבטא ב- 'תרבות' ניהולית של כיבוי שריפות. ושוב, מה שאולי עבד איכשהו עד כה, אינו יכול לעבוד כאשר המים במשק כה סוערים. התוכנית העסקית מתייחסת למעשה אל כלל הפעילויות המתרחשות בעסק, וקיים בה דגש חזק על הפן הכלכלי.
אכן, התוכנית העסקית חותרת להגדלה של הרווחיות (ואף של המחזור), או לכל הפחות, אם התקופה סוערת מאוד, לשמר את היציבות הכלכלית לטווח הארוך. את התוכנית העסקית חשוב מאוד לבנות עם יועץ עסקי מיומן, בעל השכלה כלכלית נרחבת, הרבה מאוד ניסיון בכתיבת תוכניות עסקיות, וכן היכרות עם הענף המסוים של העסק. למעשה, מה שהתוכנית העסקית עושה הוא להגדיר יעדים ברורים וריאליים, המבוססים על מספרים מדויקים, ולהתוות את הדרכים להגיע אל המטרות. כלומר, היא מתווה צעדים ישימים ופותרת סוגיות ובעיות העלולות לאיים על היציבות הפיננסית.
כמובן, הצעדים עשויים להשתנות ממקרה למקרה, אך ישנן מספר דוגמאות העשויות להתאים לעסקים רבים. כך למשל, היציבות הפיננסית עוברת במישרין דרך התמחור של מוצרי ושירותי העסק, ויש לבחון היטב את הרווחיות האמיתית שלהם – בעיקר בתקופה על עלייה בהוצאות ייצור ואספקה. ייתכן מאוד שלאור הבנת המצב יהיה צורך 'לשחרר' מוצר או יותר שפשוט אינם רווחיים נכון להיום, ואף מובילים לפעילות הפסדית. מאידך, במוצרים אחרים יהיה צורך לבצע תמחור מקצועי ונכון השומר על רווחיות נאותה.
באותו האופן, התוכנית העסקית עשויה להוביל להתייעלות בהוצאות, כאשר שוב המטרה היא לשמר תזרים חיובי ויציבות פיננסית. ההתייעלות עשויה להתבטא למשל בקיצוץ הוצאות בלתי הכרחיות (נסיעות לחו"ל, תקציב שיווק שאינו מיועד למכירות ישירות), בהעברה של חלק מהשירותים בעסק למיקור חוץ, בניהול משא ומתן עם ספקים קיימים ופנייה אל ספקים חדשים, וכדומה.
מצד המכירות, תוכנית עסקית עשויה להכווין למשל ליציאה במבצעים והנחות ללקוחות, במטרה לשמר את המעגל הקיים ואף להגדילו, דווקא בתקופה של עליית מחירים כללית. כמו כן, התוכנית עשויה לחזק אפיקי שיווק ומכירה קיימים ולהציע חדשים, כגון יצירת שיתופי פעולה עסקיים שאינם כרוכים בהוצאות, ומאידך יכולים להביא הזמנות רבות חדשות, ו/או מתן תמריצים לאנשי המכירות, חידוד תקציב השיווק במדיה הדיגיטלית ופנייה לערוצים האפקטיביים והרלוונטיים לעסק.
להשאיר כמה שפחות ליד המקרה
כולנו מקווים שמצב המשק ישתפר, אך גם הכלכלנים הגדולים ביותר מתקשים לחזות מה צופן העתיד. אין זה אומר שצריך להיבהל ולירות לכל הכיוונים, אלא להיפך, לפעול ביישוב הדעת וכצעד ראשון להבין מה באמת קורה בעסק מבחינה פיננסית וברמות האחרות. על בסיס ההבנה הזו של ההוצאות וההכנסות הנוכחיות והחזויות, של מצב התזרים ורווחיות המוצרים והשירותים, ניתן יהיה לגזור את הצעדים ההולמים להתנהלות מסודרת, בטוחה, מקצועית ומתוך ראייה ארוכת טווח. ובמיוחד בימים אלו, כדאי מאוד שאת התהליך ילווה יועץ עסקי מיומן שיוכל להוות עוד משענת עבור העסק בתקופה מאתגרת.
מוגש מטעם: לוי ייעוץ כלכלי ועסקי
